Cập nhật vào 19/05
Trong giao tiếp kinh doanh, nhiều khi bạn không thể tránh khỏi những tình huống khó khăn gặp phải trong cuộc sống. Để tránh gây hiểu lầm hoặc xung đột, nhiều người chọn cách hạn chế hoặc cắt đứt sự giao tiếp, bạn cần phải tập luyện những tình huống có thể xảy ra và tìm biện pháp giải quyết.
Hầu hết trong chúng ta, không ai là không mắc phải những lỗi trong giao tiếp nhưng chúng ta hoàn toàn có thể nghĩ về thời điểm gặp phải những khó khăn, khó xử trong các cuộc hội thoại. Thông thường mọi người chọn cách thoát khỏi cuộc trò chuyện đó để làm giảm bớt sự lo lắng trong ngắn hạn. Tuy nhiên, liên tục dập tắt, kết thúc các tình huống giao tiếp khó thường dẫn đến cảm giác thất vọng, khó chịu với chính mình, tức giận, giảm tự tin và cuối cùng căng thẳng và lo âu hơn.
Có những loại tình huống khó khăn nào trong giao tiếp?
Theo nghiên cứu, có hai loại cuộc trò chuyện khó khăn khác nhau đó là cuộc hội thoại được lập kế hoạch và cuộc hội thoại ngẫu nhiên, không có kế hoạch. Cụ thể như sau:
Cuộc hội thoại được lên kế hoạch xảy ra khi chủ đề đã được định sẵn trong suy nghĩ, chúng được hoạch định về thời gian, địa điểm và các yếu tố liên quan khác. Tóm lại, đó là một cuộc trò chuyện đã được sắp xếp hoặc có một lý do nhất định.
Các cuộc hội thoại khó khăn được lên kế hoạch có thể hiểu cụ thể ở những tình huống như: Muốn xin sếp ứng lương hoặc muốn nói với bố mẹ rằng bạn muốn rời nhà và chuyển đến sống ở một nơi khác. Mặc dù bản chất ở những tình huống như thế này, chúng ta khó có thể kiểm soát được phản ứng của đối phương hay những sự việc khác có thể tác động thế nhưng chỉ cần bạn sắp xếp được thời điểm và có suy nghĩ đúng đắn về cách mà người đối diện phản ứng để chuẩn bị trước tâm lý thì bạn hoàn toàn có thể chủ động và cuộc hội thoại sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Các cuộc hội thoại khó khăn không được lập kế hoạch diễn ra bởi tình thế nghĩa là diễn ra ở thời điểm hiện tại, nó xảy ra một cách ngẫy nhiên và thường được thúc đẩy bởi sự giận dữ mà trong những trường hợp cực đoan, nó có thể dẫn đến sự hung hăng, hiếu chiến.
Thông thường, sau một cuộc trò chuyện khó khăn, chúng ta sẽ có chút suy nghĩ, hối tiếc hoặc xấu hổ nếu mọi thứ không quá tốt nhưng đôi khi nó cũng mang lại cảm xúc tích cực vì sau những cuộc trò chuyện như vậy, nó sẽ phản ánh và giúp bạn học hỏi từ những kinh nghiệm từ đó tìm ra cách thức cải thiện những cuộc trò chuyện khó khăn trong tương lai.
Tại sao việc giao tiếp gặp khó khăn?
Hai yếu tố chính dẫn đến một cuộc trò chuyện khó khăn đó là: Cảm xúc và sự thay đổi.
Cảm xúc
Cảm xúc sẽ chi phối khi bạn nhìn nhận một sự việc là tích cực hoặc tiêu cực. Cảm xúc là một phản ứng tự nhiên đối với các tình huống, tuy nhiên những cảm xúc này không phải lúc nào cũng phù hợp với tình hình hiện tại.
Do đó, cảm xúc có thể không tích cực nhưng phải xét đến thích hợp hoặc không phù hợp trong hoàn cảnh đó. Khi đối mặt với những tin tức bất ngờ, chúng ta có thể thấy mình trở nên khó chịu, thất vọng, giận dữ hoặc cũng có thể là hào hứng, hạnh phúc.
Điều này là hữu ích khi thể hiện được tình cảm và suy nghĩ của bạn theo nhiều cách khác nhau, nhưng trong một số trường hợp cần kiểm soát cảm xúc nếu cần thiết. Trong giao tiếp, khi truyền đạt thông tin bạn có thể tác động cảm xúc lên người nghe vì vậy cần dự đoán phản ứng của người đối diện từ đó điều chỉnh những gì chúng ta nói hoặc viết một cách phú hợp.
Sự thay đổi
Đôi khi, những cuộc trò chuyện gặp phải khó khăn là vì một số thay đổi khách quan, ví dụ như thay đổi môi trường làm việc, thay đổi cách làm việc, thay đổi về sức khỏe, tài chính hoặc trong những mối quan hệ. Tuy nhiên, chúng ta cần xác định việc thay đổi trong cuộc sống là không thể tránh khỏi.
Mỗi người khác nhau xử lý sự thay đổi theo những cách khác nhau, một số phản ứng rất tích cực với sự thay đổi hoàn cảnh trong khi những người khác lại gặp khó khăn. Cố gắng để bản thân bớt lo lắng và giảm căng thẳng khi gặp phải sự thay đổi để hướng đến những mặt tích cực và cơ hội tiềm năng mà nó mang lại. Từ đó, sẽ giúp chúng ta tham gia cuộc hội thoại được dễ chịu và thoải mái hơn.
Giải pháp cho những cuộc trò chuyện khó khăn
Khi gặp phải tình huống khó, bạn cần phải có sự cân bằng giữa việc truyền tải những thông tin khó và phải có tính nhạy cảm nhất có thể với những người có liên quan.
Các kỹ năng thiết lập cần thiết để làm điều này có vẻ hơi mâu thuẫn vì bạn có thể cần phải vừa cứng vắn và vừa nhẹ nhàng trong cách tiếp cận.
Trong cuộc sống hàng ngày, mỗi người chúng ta đều rất cần kỹ năng giao tiếp ứng xử hiệu quả
Sau đây là một số giải pháp cho bạn:
1. Thu thập thông tin
Hãy chắc chắn rằng bạn có cơ sở dữ liệu trước khi bạn bắt đầu cuộc hội thoại, cần hiểu những gì bạn sẽ nói và lý do tại sao bạn nói. Cố gắng dự đoán bất kỳ câu hỏi hoặc sự quan tâm nào mà người khác có thể có và suy nghĩ cẩn thận về cách bạn sẽ trả lời các câu hỏi đó. Bạn cũng có thể quan sát những thứ xung quanh về người mình định giao tiếp để có những đánh giá sơ bộ về đối phương, chẳng hạn như màu sắc trang phục của họ nói lên tính cách của họ ra sao, không gian làm việc của người đó ra sao, có khoa học, gọn gàng không,…Những điều đó tuy nhỏ nhặt, nhưng sẽ gọp phần giúp bạn nhận định một con người.
2. Xác định lập trường
Khi giao lưu với người khác, thì trong tâm tưởng của chúng ta phải quan tâm đến hai mặt là bản thân và đối phương, nói cách khác là giữ vững lập trường quan điểm của mình, đồng thời xem xét quan điểm lập trường của đối phương.
3. Nắm bắt tâm lý người đối diện
Trước khi nói ra một vấn đề, cần cân nhắc suy đoán xem đối phương sẽ đón nhận câu đó với thái độ ra sao, phản ứng của họ như thế nào. Vì vậy ngữ điệu và biểu cảm cần phối hợp hài hoà với ý tứ trong câu nói, đồng thời theo dõi diễn biến tâm trạng của người nghe để điều chỉnh cho thoả đáng. Đó chính là kỹ năng giao tiếp với người khác.
4. Lắng nghe
Khi cần nhấn mạnh điều gì đó, chúng ta có xu hướng lắng nghe ít hơn, hãy cố gắng thư giãn, lắng nghe cẩn thận quan điểm, ý kiến và cảm xúc của người khác. Sử dụng các kỹ thuật làm rõ và phản chiếu để cung cấp phản hồi và chứng minh rằng bạn đang lắng nghe.
5. Hãy quyết đoán
Một khi bạn chắc chắn rằng cần truyền đạt thông tin gì đó thì hãy làm một cách quyết đoán. Không lùi bước hoặc thay đổi ý nghĩ giữa cuộc trò chuyện của bạn, trừ khi tất nhiên bạn có lý do để làm như vậy.
6. Cảm thông
Đặt mình vào vị trí của người khác và nghĩ đến cảm nhận của họ ; bạn cảm thấy như thế nào nếu vai trò được đảo ngược? Cho người khác thời gian để đặt câu hỏi và đưa ra nhận xét.
7. Sẵn sàng tranh biện
Thường thì một tình huống khó khăn cần có sự tranh biện nhất định, hãy sẵn sàng cho việc này. Khi tranh biện, cố gắng đạt được kết quả đôi bên cùng có lợi.
8. Sử dụng ngôn ngữ thích hợp
Nói rõ ràng tránh bất kỳ thuật ngữ nào gây khó hiểu, giao tiếp bằng mắt và cố gắng ngồi hoặc đứng một cách thoải mái. Không sử dụng ngôn ngữ đối đầu hoặc ngôn ngữ cơ thể.
9. Giữ bình tĩnh và tập trung
Giao tiếp trở nên dễ dàng hơn khi chúng ta bình tĩnh , hít thở sâu và cố gắng duy trì một bầu không khí thoải mái,điều này cũng sẽ giúp đối phương giảm bớt căng thẳng khi đối diện với bạn. Hãy tập trung vào những gì bạn muốn nói, đừng đi chệch hoặc bị phân tâm vì lý do bạn giao tiếp.
10 Đồng minh trong giao tiếp
Khi tranh luận hãy chú ý đến thái độ của các bạn xung quanh. Phải làm sao để càng nhiều người tập trungnghe bạn trình bày, đồng ý với ý kiến của bạn càng tốt. Nếu nhiều người đồng tình với quan điểm của bạn,vô hình chung, bạn đã có một sức mạnh to lớn. Đó gọi là sức mạnh đồng minh trong giao tiếp!Chú ý trong sử dụng lời nói và ngôn ngữ hình thể để không đẩy cuộc tranh luận trở nên quá hay gắt.
Nội dung bài viết được tổng hợp bởi kinhdoanhgioi.net
