6 phương pháp làm việc hiệu quả trong ngày

0

Để làm việc hiệu quả trong ngày cần có: kế hoạch làm việc cụ thể, độ ưu tiên công việc cần thực hiện, quản lý thời gian hiệu quả, chế độ nghỉ ngơi hợp lý… 

Làm việc hiệu quả không phải là làm thật nhiều, thật chăm chỉ để đạt mục tiêu. Có thể chỉ làm công việc đó với thời gian rất ít, nhưng hiệu quả mang lại vẫn đạt kế hoạch yêu cầu. Đó là cách làm việc thông minh được các nhà quản lý khuyến khích áp dụng.

Với bất cứ ai sự nỗ lực là yếu tố hết sức quan trọng, nhưng biết nỗ lực đúng lúc đúng chỗ mới tạo ra được sự khác biệt.

Một ngày làm việc, bạn sử dụng thời gian như thế nào? Phát triển các thói quen tốt có thể giúp bạn xác định được điều gì là quan trọng, điều gì không.

Làm việc với sự kỷ luật, quy hoạch và có tổ chức, bạn sẽ thấy công việc của mình hiệu quả hơn mà không lãng phí thời gian.

1. Quản lý thời gian làm việc

Có 4 việc cần làm trong kế hoạch quản lý thời gian của người làm việc thông minh: Mục tiêu, phân bổ, độ ưu tiên, tổng kết.

Xác định mục tiêu

Mục tiêu gồm có mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn. Với những mục tiêu này cần có kế hoạch để đạt được kết quả trong khoảng thời gian bao nhiêu.

Phải lên lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành mục tiêu. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí.

Xác định được những công việc mình cần làm trong ngày, thời điểm nào nên làm cái gì để đạt được mục tiêu đặt ra.

Quản lý thời gian làm việc

Liệt kê công việc sẽ làm

Sau khi có mục tiêu cần đạt tới, bạn cần lên kế hoạch để đạt được mục tiêu đó. Những công việc cần làm trong ngày/trong tuần/trong tháng, những công việc đó sẽ làm vào giờ nào. Qua đó bạn sẽ không mất thời gian để nhớ lại xem mình sẽ làm việc gì trong ngày hôm nay, hoặc sẽ làm gì tiếp khi đã hoàn thành công việc nào đó.

Độ ưu tiên công việc cần thực hiện

Một kế hoạch về thời gian làm việc cần sự ưu tiên về công việc sẽ làm. Có những loại công việc rất quan trọng, cần thực hiện ngay, đó là công việc có độ ưu tiên cao. Có những công việc cần thực hiện trong khoảng thời gian dài, hoặc không ảnh hưởng gì nhiều tới mục tiêu chung, đó là công việc có độ ưu tiên thấp.

Một kỹ năng làm việc hiệu quả mà bạn nên áp dụng đó là sắp xếp độ ưu tiên công việc. Dù đã lên danh sách việc cần làm, hãy tập trung ưu tiên thực hiện chỉ 3 việc quan trọng nhất trong ngày.

Bằng cách giới hạn danh sách công việc cần thực hiện chỉ còn 3 việc ưu tiên, danh sách của bạn sẽ trở nên dễ quản lý và không khiến bạn có cảm giác bị quá tải.

Tổng kết và tối ưu hóa công việc

Tối ưu hóa công việc là điều cần làm của những người làm việc thông minh. Họ luôn biết phải tìm cách để công việc của mình làm được tốt hơn, thời gian cho công việc đó rút ngắn hơn… Điều đó thường được thực hiện vào cuối ngày làm việc.

Tổng kết những công việc làm được, và những công việc chưa làm được theo kế hoạch. Phân tích lại công việc đó tại sao chưa hoàn thành, công việc đó có thể thực hiện tốt hơn hay không, công việc đó có hướng giải quyết khác tốt hơn không…

Chia sẻ cùng đồng nghiệp, những việc mình làm tốt, hay những khúc mắc khiến công việc của mình không hoàn thành. Nhiều cái đầu cùng suy nghĩ sẽ tốt hơn 1 cái đầu. Có thể những vấn đề bạn gặp khó khăn, nhưng đó là vấn đề đơn giản với người khác. Những thứ bạn đang làm tốt sẽ là cảm hứng để đồng nghiệp giải quyết khó khăn.

Qua đó rút ra những kinh nghiệm cho bản thân, tối ưu hóa công việc để làm tốt hơn nữa, rút ngắn thời gian làm việc. Những khoảng thời gian được tối ưu đó, sử dụng để thực hiện những công việc khác, giúp mục tiêu công việc hoàn thành nhanh hơn. Đây là một trong những yếu tố để tạo nên môi trường làm việc tốt nơi công sở được các nhà quản lý nhân sự khuyến khích phát triển hiện nay. Bạn có thể tham khảo thêm tại môi trường làm việc tốt là như thế nào.

Filofax, Erin Condren hay Franklin Covey là những chương trình lên kế hoạch bằng cách viết tay rất phổ biến. Bạn có thể viết ra mọi thứ, điều này giúp cải thiện trí nhớ, ngoài ra trang trí thời gian biểu sẽ cho bạn thêm cảm hứng.

Nếu không thích các ứng dụng dạng viết tay, bạn có thể dùng những phần mềm và trang web như Trello, với tấm bảng, các thẻ được chia nhỏ, các nhãn với màu sắc khác nhau, và bạn có thể thêm nội dung vào mỗi tấm thẻ.

2. Sắp xếp không gian làm việc hệ thống và khoa học

Cách làm việc hiệu quả và khoa học là một trong những phương pháp được áp dụng nhiều nhất hiện nay.

Sắp xếp các thư mục trong máy tính của bạn một cách có hệ thống. Đây là phương pháp hữu hiệu giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian. Sử dụng các nhãn trong Gmail hay các thư mục trên Outlook cho thư của bạn. Hãy làm cho mọi thứ gọn gàng và rõ ràng. Tìm hiểu cách sử dụng phím tắt thay vì quá ỷ lại vào con chuột.

Sắp xếp lại không gian làm việc

Ngoài sắp xếp không gian một cách khoa học, hãy giữ phòng làm việc của bạn được ngăn nắp. Tự quy định thời gian cố định trong tuần (như chiều ngày làm việc cuối cùng trong tuần) để dọn bỏ những tài liệu không cần thiết, hay phân loại giấy tờ. Khu vực làm việc gọn gàng sẽ cải thiện tình trạng tập trung.

3. Có khoảng thời gian cố định “không bị làm phiền”

Khi làm việc ở nhà hay doanh nghiệp, bạn không thể tránh được những phiền toái bởi những điều nhỏ nhặt, có thể bị làm phiền hoặc người khác nhờ vả gì đó. Điều đó có thể khiến cho công việc không đạt hiệu quả như dự định. Dễ mất tập trung, hay bị đứt quãng suy nghĩ về công việc…

Hãy đề ra những khoảng thời gian cố định trong ngày để mình không bị làm phiền, tập trung để hoàn thành công việc với thời gian ngắn nhất. Trừ những trường hợp khẩn cấp.

Để làm được điều này, hãy thông báo cho người trong gia đình, đồng nghiệp biết, để tránh những hiểu lầm đáng tiếc có thể sẽ xảy ra.

4. Định rõ thời gian kiểm tra mail hay vào mạng xã hội

Thời gian vào mạng xã hội, hay kiểm tra thông tin trong mail có thể khiến bạn tốn rất nhiều thời gian. Hãy định ra cho mình những khoảng thời gian cố định trong ngày làm việc này mà không khiến nó ảnh hưởng tới công việc.

Góc nhìn nhà quản trị

Tắt các thông báo email hay Facebook và chỉ kiểm tra vào thời gian cố định, 1 lần buổi sáng và 1 lần buổi chiều nếu mọi việc không quá khẩn cấp.

5. Thời gian nghỉ ngơi

Điều này nghe có vẻ phản khoa học, nhưng cả ngày dài làm việc bạn chỉ cần dành ra một vài phút nghỉ ngơi thôi cũng thực sự sẽ giúp bạn tăng năng suất và hiệu quả công việc.

Nó cũng tốt cho sức khỏe của bạn nữa, khi thường xuyên đứng dậy, ra khỏi bàn để giúp mắt đỡ mỏi, ngăn chặn máu đông ở chân.

Góc nhìn nhà quản trị

Nghiên cứu cho thấy việc nghỉ ngơi dù chỉ 5 phút thôi cũng giúp bạn lấy lại được sự tập trung. Buổi chiều là lúc chúng ta dễ cảm thấy mất tập trung nhất. Hãy dành ra một vài phút để nghỉ ngơi.

Một cách khác nữa là những buổi chiều làm việc uể oải đừng uống cà phê mà thay vào đó các món ăn nhẹ giúp tăng cường năng lượng cho não như quả việt quất và quả óc chó. Các chất béo và chất chống oxy hóa lành mạnh sẽ giúp nạp thêm năng lượng và tăng cường sự tập trung cho não bộ.

6. Tạo những thói quen lành mạnh hàng ngày

Dù bạn có tin hay không thì những việc chúng ta làm hàng ngày sẽ tạo thành thói quen. Việc phát triển các thói quen lành mạnh sẽ giúp bạn dễ dàng tiến tới thành công hơn và cũng đỡ vất vả hơn.

Hãy bắt đầu mỗi ngày của bạn một cách hiệu quả, như ngồi thiền, tập thể dục để cải thiện khả năng tập trung. Sẵn sàng cho buổi sáng hoàn hảo bằng cách chuẩn bị mọi thứ từ đêm hôm trước.

Việc kết thúc mỗi ngày làm việc của bạn cũng vậy. Đóng cửa sổ văn phòng khi ra về, dọn dẹp lại bàn làm việc để buổi sáng làm việc hôm sau tươi mới hơn thay vì khi đến văn phòng đập vào mắt bạn là một đống lộn xộn. Khi đó chắc chắn bạn sẽ mất sạch hứng thú làm việc và sự tập trung.

Để có thể làm việc một cách thông minh hơn không chỉ là bạn có được sự tập trung tối đa hay có thể truy cập được vào những ứng dụng hay phần mềm mới nhất. Biết được giới hạn của bản thân, những phiền nhiễu sẽ gặp phải và phát triển được một hệ thống quản lý thời gian tối ưu cho bản thân, tinh thần làm việc có trách nhiệm, bạn sẽ khiến cho công việc của mình nhẹ nhàng và hiệu quả hơn rất nhiều.

Nội dung bài viết được tổng hợp bởi kinhdoanhgioi.net

Chia sẻ.

Chức năng bình luận đã bị đóng